PDF para RH: currículos, admissão, contratos e LGPD

Para padronizar o que chega ao RH, converta currículo em Word com o Word para PDF, junte fotos de documentos em um PDF com o JPG para PDF e aplique OCR no que foi digitalizado. As ferramentas rodam no navegador, sem enviar o arquivo a servidor, mas a responsabilidade pelos dados pessoais continua com a empresa.

Os desafios do dia a dia

• Currículo em vários formatos. Word, PDF, foto, print. Para comparar candidatos lado a lado, tudo precisa virar o mesmo formato.
• Documento admissional digitalizado torto. RG fotografado de lado, comprovante de residência em várias imagens, CTPS digital em print.
• Holerite e informe com senha. O funcionário pede a segunda via e não lembra a senha, ou o arquivo da folha vem protegido e você precisa conferir.
• Contrato parado esperando assinatura. Estágio, aditivo, termo de confidencialidade, política interna.
• LGPD com dado de candidato e de funcionário. CPF, endereço, foto e exame médico são dados pessoais, e os de saúde são sensíveis (art. 5º, II). Quem trata os dados responde pela segurança (art. 46).
• Dossiê do funcionário espalhado. Ficha, contrato, exames, advertências e férias em vinte arquivos soltos.

Como o FacilPDF ajuda

Padronize a entrada primeiro. Currículo em .docx vira PDF no Word para PDF, que mantém texto, títulos, negrito, itálico e listas, mas não tabelas nem imagens: para currículo mais elaborado, o Salvar como PDF do Word é a saída. Currículo ou documento que chegou como foto vira PDF no JPG para PDF: várias imagens entram e sai um arquivo só, o que resolve o comprovante que veio em partes. Páginas de lado se ajeitam no Rotacionar PDF. Se você orienta candidatos, como criar um currículo em PDF é um link bom de mandar junto com a descrição da vaga.

Documento digitalizado passa pelo OCR para virar pesquisável: depois disso, achar um nome ou número dentro do dossiê é questão de Ctrl+F. O OCR devolve cada página como imagem com texto invisível por cima e pode errar dígitos, então confira CPF e datas no original. Como fazer OCR em PDF tem o passo a passo, e como digitalizar documentos com o celular é o que você manda para quem fotografou o documento na mesa da cozinha.

O dossiê se monta no Unir PDF, com a sequência definida em Organizar páginas e a paginação em Numerar páginas. Precisa mandar só a parte contratual para o jurídico? O Dividir PDF separa. Precisa tirar uma página específica antes de compartilhar? Use o Remover páginas.

Contrato e termo se assinam no Assinar PDF: você desenha, digita ou envia a imagem da assinatura e posiciona onde precisar. É uma assinatura sem certificado digital, e o tipo de assinatura que cada documento pede deve ser decidido com o jurídico. O tutorial como assinar PDF mostra o fluxo, e assinatura eletrônica vs. digital explica a classificação da Lei 14.063/2020 (simples, avançada e qualificada). Formulário de admissão que precisa ser preenchido antes: como preencher formulário PDF.

Na parte de dados, o Proteger PDF coloca senha no que sai da empresa, e o Desbloquear PDF gera uma cópia sem senha do holerite quando você tem a senha. Antes de enviar um arquivo para fora, o Metadados PDF mostra e apaga campos como autor, título e aplicativo de origem: metadados de PDF explica o que vai junto sem você ver. O guia de segurança de PDF fecha o assunto.

O que a ferramenta não faz

Ela não transforma foto ou PDF de documento em digitalização com valor de original. A Lei 12.682/2012 e o Decreto 10.278/2020 estabelecem requisitos técnicos para digitalizar documentos e poder descartar o papel (entre eles PDF/A e 300 dpi no mínimo para textos), e o decreto traz regras próprias para a relação entre particulares (art. 6º) e deixa fora do seu alcance, por exemplo, documentos de identificação (art. 2º, parágrafo único). O que a empresa precisa guardar do original em cada caso deve ser confirmado com o jurídico ou com a contabilidade.

Dicas para RH

• Converta tudo para PDF na chegada. Uma pasta em formato único é mais simples de abrir e de arquivar. Guarde também o arquivo original quando a conversão perder formatação.
• Nomeie o dossiê com padrão fixo. sobrenome-nome-contrato-2026.pdf sobrevive à troca de analista. documento final.pdf não.
• Oriente o candidato a fotografar com boa luz e a página reta. Foto torta ou escura atrapalha a leitura e o OCR.
• Limpe metadados antes de mandar para fora. Um currículo repassado ao gestor pode carregar o nome de quem editou o arquivo por último.
• Guarde só o necessário e pelo tempo necessário. A LGPD pede tratamento limitado ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III) e determina a eliminação dos dados após o fim do tratamento, salvo as hipóteses de conservação do art. 16, como o cumprimento de obrigação legal. Defina com o jurídico quanto tempo cada tipo de documento fica guardado.