PDF para servidores públicos: SEI, PDF/A e gov.br

O processo precisa ser instruído hoje. Você tem o ofício digitalizado pelo protocolo, 60 páginas em cores, 18 MB. O sistema aceita 5 MB por anexo. Do lado, um processo antigo que veio da caixa do arquivo morto, todo em imagem, e você precisa localizar uma portaria de 2019 lá dentro sem ter como buscar.

Serviço público é processo eletrônico o tempo todo — SEI, SUAP, eproc, sistema próprio do órgão — e cada um com suas regras de formato, tamanho e arquivamento. As regras existem por bons motivos. O que falta é ferramenta para cumpri-las sem instalar nada numa máquina que você não tem permissão de administrador.

Os desafios do dia a dia

• Limite baixo de anexo. Entre 2 e 10 MB por arquivo, dependendo do sistema. Qualquer digitalização em cores estoura sozinha, e o protocolo digitaliza em cores por padrão.
• Exigência de PDF/A para arquivamento. Guarda permanente pede formato que continue abrindo daqui a vinte anos. Nem todo mundo sabe o que muda no PDF/A nem por que a fonte precisa ir embutida.
• Processo digitalizado sem camada de texto. Autos que vieram do papel. Sem OCR, buscar é folhear na tela — e o volume é grande.
• Máquina bloqueada. Sem instalar programa, sem senha de administrador, com o navegador homologado e mais nada.
• Acessibilidade obrigatória em documento público. Documento que vai ao portal precisa ser legível por leitor de tela. PDF em imagem é, na prática, uma página em branco para quem usa NVDA ou VoiceOver.
• Assinatura e conferência. Cada documento com seu rito: gov.br, certificado, assinatura do sistema. Misturar os conceitos gera devolução.

Como o FacilPDF ajuda

Contra o limite de anexo, comece pelo Comprimir PDF. Se o documento for digitalização de texto em cores — o caso mais comum no protocolo —, o PDF preto e branco derruba o tamanho de forma muito mais agressiva, porque elimina o peso do fundo do papel. Não bastou? Dividir PDF separa em blocos anexáveis. O passo a passo está em como reduzir o tamanho de um PDF e em PDF muito grande para enviar.

Para o processo que não pesquisa, o OCR reconhece o texto das imagens e devolve o documento pesquisável — o que resolve a busca e, ao mesmo tempo, a acessibilidade, porque leitor de tela precisa exatamente dessa camada de texto. Isso torna o OCR menos uma conveniência e mais um requisito: veja PDF acessível e como fazer OCR em PDF. Para copiar um trecho de portaria para a minuta, o Extrair texto do PDF evita redigitar.

A instrução se monta no Unir PDF, a ordem se acerta em Organizar páginas, as folhas de lado em Rotacionar PDF e a paginação em Numerar páginas. Documento nascido em Word vai a PDF pelo Word para PDF.

Sobre formato e assinatura, vale ser exato. O guia o que é PDF/A explica por que o arquivamento exige esse padrão e o que precisa ir embutido no arquivo — as ferramentas daqui preparam o documento, mas a conversão para PDF/A acontece no editor ou no sistema do órgão. Já a assinatura oficial pelo gov.br é feita no portal do governo; o Assinar PDF daqui serve para assinatura visual em documentos internos. A distinção entre os tipos está em assinatura eletrônica vs. digital e no certificado digital.

Dicas para servidores públicos

• Configure o scanner do setor em preto e branco. Uma mudança na origem elimina metade dos problemas de anexo do órgão inteiro.
• OCR antes de juntar ao processo, sempre. Documento entra pesquisável ou não entra. Depois de instruído, ninguém volta para corrigir.
• Tudo roda no navegador. Nada para instalar e nenhum pedido ao setor de TI — o arquivo nem sai da máquina, o que também atende a exigência de não trafegar documento oficial por serviço de terceiro.
• Acessibilidade não é etapa final. Documento em imagem publicado no portal é documento inacessível, e isso vale para cidadão com deficiência visual que precisa daquele edital.
• Verifique o anexo depois de subir. Abra o documento no próprio sistema e role até o fim. Upload truncado no limite de tamanho é falha silenciosa e clássica.