PDF para servidores públicos: SEI, PDF/A e gov.br

Para anexo grande, comprima o PDF e, se ainda passar do limite do sistema, divida em partes. Para processo digitalizado, aplique OCR. Nenhuma ferramenta daqui gera PDF/A nem assina com o gov.br. Tudo roda no navegador, sem enviar o arquivo a servidor.

Os desafios do dia a dia

• Limite de anexo. SEI, SUAP, eproc ou sistema próprio: cada um com seu limite, que varia por sistema e por órgão. Digitalização em cores costuma gerar arquivo grande.
• Exigência de PDF/A. O Decreto 10.278/2020 (Anexo I) indica PDF/A como formato dos textos digitalizados. O PDF/A é um subconjunto do PDF para preservação de longo prazo, e os órgãos podem exigi-lo no arquivamento.
• Processo digitalizado sem camada de texto. Autos que vieram do papel: sem OCR, buscar é folhear na tela.
• Máquina com permissões limitadas. Sem instalar programa e com o navegador do órgão, as ferramentas que rodam no navegador são o que sobra.
• Acessibilidade. Os portais de órgãos públicos devem ser acessíveis a pessoas com deficiência (Lei 13.146/2015, art. 63; Lei 12.527/2011, art. 8º, § 3º, VIII). PDF só com imagem de texto não dá nada para o leitor de tela ler.
• Assinatura e conferência. Cada documento tem seu rito (gov.br, certificado, assinatura do próprio sistema), e misturar os conceitos gera devolução.

Como o FacilPDF ajuda

Contra o limite de anexo, comece pelo Comprimir PDF. No modo padrão ele preserva o texto e recomprime só as imagens JPEG; se o PDF não tiver imagem JPEG para reduzir, a ferramenta avisa que nada mudou. Os níveis Leve, Recomendado e Máximo reduzem mais, mas refazem as páginas como imagem. O PDF preto e branco também gera páginas em imagem, em tons de cinza, e o tamanho pode ou não diminuir conforme o arquivo. Não bastou? O Dividir PDF separa em blocos que cabem no limite. O passo a passo está em como reduzir o tamanho de um PDF e em PDF muito grande para enviar.

Para o processo que não pesquisa, o OCR reconhece o texto das imagens e adiciona uma camada de texto invisível sobre cada página, o que permite buscar e copiar. O reconhecimento pode errar, então confira trechos importantes no original. A camada de texto é uma condição para o leitor de tela, mas não torna o PDF acessível sozinha: estrutura, ordem de leitura e idioma também contam, como mostra PDF acessível. Veja também como fazer OCR em PDF. Para copiar um trecho de portaria para a minuta, o Extrair texto do PDF evita redigitar.

A instrução se monta no Unir PDF, a ordem se acerta em Organizar páginas, as folhas de lado em Rotacionar PDF e a paginação em Numerar páginas. O Word para PDF converte texto, títulos, negrito, itálico e listas do .docx, mas refaz o documento com fonte e margens próprias e não mantém tabelas, imagens, cabeçalho, rodapé nem as fontes originais. Para ofício com timbre ou tabela, use o Salvar como PDF do próprio Word.

O que a ferramenta não faz

• Não gera PDF/A. O guia sobre PDF/A explica o formato. No Word, a exportação para PDF tem a opção de conformidade com ISO 19005-1 (PDF/A), conforme a documentação da Microsoft.
• Não assina pelo gov.br. A assinatura gov.br é feita no portal oficial, com conta prata ou ouro, e o documento assinado pode ser conferido em validar.iti.gov.br. O Assinar PDF daqui aplica imagem, desenho ou texto, sem certificado. A Lei 14.063/2020 (art. 5º) deixa a cada ente público definir o nível mínimo de assinatura exigido, e a distinção entre os tipos está em assinatura eletrônica vs. digital e em certificado digital.
• Não produz digitalização com valor de original. O Decreto 10.278/2020 (art. 5º) exige, para documento digitalizado apresentado a ente público como equivalente ao físico, assinatura com certificado ICP-Brasil, os padrões técnicos do Anexo I (300 dpi no mínimo, PDF/A para textos, compressão sem perdas) e metadados mínimos. Comprimir, aplicar OCR ou converter para cinza aqui não cumpre isso. O descarte do papel segue as tabelas de temporalidade do seu órgão.

Dicas para servidores públicos

• Configure o scanner em 300 dpi e, para texto sem ilustração, em preto e branco. O Anexo I do Decreto 10.278/2020 trata 300 dpi como mínimo para textos, e a escolha na origem evita boa parte dos arquivos grandes.
• Aplique OCR antes de juntar ao processo. O documento entra pesquisável, e depois de instruído dificilmente alguém volta para corrigir.
• Tudo roda no navegador. Nada para instalar, e o arquivo não é enviado a servidor do FacilPDF. Isso não substitui as normas de segurança do seu órgão sobre onde processar documentos oficiais.
• Não deixe a acessibilidade para o fim. Documento de texto publicado como imagem não é lido por leitor de tela. Prefira exportar do arquivo de origem em vez de digitalizar.
• Abra o anexo no sistema depois de subir. Role até o fim para conferir que todas as páginas estão lá.