Preparar PDF para impressão: gráfica e impressora caseira

Você manda o PDF para a gráfica e volta com a borda cortada. Ou imprime o relatório em casa e gasta meio cartucho colorido num documento que era só texto.

Impressão é onde o PDF encontra o mundo físico, e o mundo físico tem regras próprias. As duas situações — gráfica e impressora caseira — pedem preparos bem diferentes.

Primeiro: onde vai ser impresso?

A resposta muda tudo.

Impressora caseira ou do escritório. Ela não imprime até a borda da folha. Existe uma margem morta de alguns milímetros que o mecanismo simplesmente não alcança. Ela também tem cartucho caro e resolução modesta.

Gráfica. Ela imprime em folha maior e depois corta no tamanho final. Consegue ir até a borda, exige mais qualidade de imagem e trabalha com padrões de cor específicos.

Preparar um arquivo de gráfica e mandar para a impressora de casa gera desperdício. O contrário gera trabalho refeito.

Margens: a regra que evita o corte

Para impressão caseira, deixe pelo menos 1 cm de margem em todos os lados. Se o conteúdo chegar mais perto que isso, uma de duas coisas acontece: a impressora corta, ou o leitor de PDF encolhe a página inteira para caber — e aí seu documento sai com aquele visual estranho, um pouco menor do que deveria, com texto no tamanho errado.

Esse encolhimento tem nome nas caixas de diálogo: “ajustar à página” ou “reduzir para caber”. Se você fez o layout direito, marque tamanho real na hora de imprimir. Se aparecer aviso de corte, o problema está nas margens do documento, não na hora da impressão.

Um detalhe brasileiro que morde muita gente: o padrão de papel aqui é A4, e boa parte dos programas vem configurada em Letter (padrão americano, mais curto e mais largo). PDF em Letter impresso em A4 sai com sobra embaixo e risco de corte na lateral. Confira o tamanho da página antes.

Sangria: só quando a arte vai até a borda

Sangria é o conteúdo que extrapola o limite da página, uns 3 mm além. Ela existe porque o corte da gráfica tem tolerância: a lâmina pode desviar meio milímetro. Se a arte terminar exatamente na linha do corte, um desvio deixa uma faixa branca na borda. Com sangria, o desvio só corta um pedaço da arte que ia embora mesmo.

Isso vale para folder, cartão de visita, capa de livro, flyer — qualquer coisa com fundo colorido ou foto até a borda.

Documento comum não precisa de sangria nenhuma. Relatório, contrato, TCC: tudo tem margem branca por definição. Se alguém te pedir sangria num documento de texto, provavelmente houve confusão.

Duas coisas que vêm junto quando a gráfica pede sangria:

• Marcas de corte: as linhas nos cantos que mostram onde cortar
• Área de segurança: uns 5 mm para dentro da linha de corte, onde nada importante deve ficar — pelo mesmo motivo da sangria, só que do lado de dentro

Resolução das imagens

O número que importa é dpi no tamanho final, e a segunda parte dessa frase é onde todo mundo erra.

Uma imagem de 1000 pixels de largura impressa com 8 cm de largura fica em torno de 300 dpi: ótimo. A mesma imagem impressa com 25 cm de largura cai para uns 100 dpi: você vai ver os pixels.

As referências práticas:

• Gráfica: 300 dpi no tamanho final
• Impressora caseira: 150 dpi já resolve
• Só visualização em tela: 72 a 96 dpi bastam

Acima de 300 dpi, o arquivo engorda e o papel não mostra diferença. É desperdício.

O contrário não tem conserto: uma imagem baixada da internet a 72 dpi não vira 300 dpi. Ampliar não inventa detalhe que não existe. O guia como o PDF funciona por dentro explica por que texto aguenta qualquer ampliação e imagem não.

Não comprima o que vai para a gráfica

Esse ponto é contraintuitivo, então vale insistir.

Comprimir um PDF funciona reduzindo a resolução e a qualidade das imagens. É exatamente o que você não quer antes de imprimir profissionalmente. Um arquivo de 40 MB é normal em material gráfico. Se não passar por e-mail, use WeTransfer, Drive ou o sistema de upload da própria gráfica.

Comprima quando o PDF for impresso em casa e o peso estiver atrapalhando. Ou quando ele for só para leitura em tela. O tutorial de como reduzir o tamanho do PDF mostra até onde dá para ir sem estragar.

Preto e branco: economia real

Cartucho colorido é caro, e boa parte do que a gente imprime não precisa de cor nenhuma.

O detalhe: marcar “escala de cinza” na caixa de impressão nem sempre impede o uso dos cartuchos coloridos. Muitas impressoras jato de tinta misturam ciano, magenta e amarelo para produzir preto “composto”, mesmo quando você pediu cinza. Você acha que está economizando e não está.

A saída mais confiável é converter o arquivo antes, com a ferramenta de PDF preto e branco. O PDF sai sem informação de cor, e aí não tem como a impressora inventar.

Ganhos extras: o arquivo fica menor e você vê o resultado antes de gastar papel. Se o documento tem gráficos coloridos, esse preview importa — duas cores diferentes podem virar exatamente o mesmo cinza e a legenda deixar de fazer sentido.

Outras economias que somam:

• Frente e verso (duplex)
• Modo rascunho para material interno
• Duas páginas por folha em apostilas e slides
• Imprimir só o intervalo que interessa, em vez do documento inteiro

Antes de mandar imprimir

Uma conferência rápida evita retrabalho caro:

• O tamanho da página é A4 mesmo?
• As fontes estão incorporadas? (sem isso, a gráfica pode imprimir com outra fonte — veja fonte errada no PDF)
• As páginas estão na ordem certa e nenhuma está torta? Organizar páginas resolve
• Sobrou alguma página em branco do scanner?
• Se for encadernar, a margem interna é maior que a externa?

Esse último é esquecido sempre. Documento encadernado ou grampeado perde uns 5 mm da margem interna dentro da lombada. Se a margem era 2 cm dos dois lados, o texto do lado interno fica visivelmente mais apertado.

E, na gráfica, peça a prova. Vale mais que qualquer conferência na tela.

Resumo

Prepare o PDF de acordo com o destino: impressora caseira pede 1 cm de margem, 150 dpi e conversão para preto e branco quando a cor não for necessária. Gráfica pede 300 dpi no tamanho final, 3 mm de sangria se a arte for até a borda, fontes incorporadas e nenhuma compressão. Confira o tamanho A4 antes de tudo — Letter é o padrão de fábrica de muito programa e é o que faz o documento sair cortado.