Formulário PDF
Também conhecido como: AcroForm · PDF preenchível · Formulário interativo · XFA
Formulário PDF é um documento com campos preenchíveis — caixas de texto, seleções e assinaturas — que aceitam dados digitados direto no arquivo.
Existem dois documentos que parecem a mesma coisa na tela e são completamente diferentes por dentro.
O primeiro é um formulário interativo: tem campos de verdade, você clica e digita, o dado fica guardado como dado. O segundo é um desenho de formulário: as linhas e as caixas estão pintadas na página, e não há onde clicar. Visualmente idênticos. Funcionalmente opostos.
O teste é imediato. Abra o PDF e pressione Tab. Se o cursor pular de campo em campo, é interativo. Se nada acontecer, é estático.
AcroForm e XFA
O padrão vivo é o AcroForm, criado pela Adobe e incorporado à especificação do PDF. Ele suporta caixa de texto, botão de rádio, checkbox, lista suspensa, botão e campo de assinatura. Funciona em qualquer leitor decente — Acrobat, Chrome, Firefox, Preview do Mac.
O XFA foi uma tentativa da Adobe de fazer formulários dinâmicos, com XML e campos que aparecem conforme o preenchimento. Ficou preso ao Acrobat e foi removido do PDF 2.0. Ainda aparece em sistemas antigos, e é a causa daquela mensagem “Por favor, use o Adobe Reader 9 ou superior” numa página cinza — o navegador não sabe renderizar XFA.
Na prática
O RH manda a ficha de admissão em PDF. Se for AcroForm, o funcionário preenche no computador, salva e devolve. Legível, rápido, sem impressora.
Se for estático — e boa parte dos formulários de órgão público é —, as saídas são outras. Imprimir, preencher à mão, digitalizar. Ou adicionar caixas de texto por cima com um editor de PDF. Ou, quando o formulário veio digitalizado, passar OCR antes para pelo menos deixar o texto pesquisável.
Um campo de assinatura dentro do formulário permite assinatura digital com certificado. Se não houver campo, a ferramenta de assinar PDF resolve.
Achatar antes de enviar
Achatar (flatten) transforma os campos preenchidos em conteúdo fixo da página. Some a interatividade, fica o texto desenhado.
Vale a pena em três situações. Antes de juntar formulários, porque campos de mesmo nome em arquivos diferentes conflitam e um sobrescreve o outro. Antes de arquivar, para o dado não depender de suporte a AcroForm daqui a dez anos. E ao enviar a versão final, para ninguém alterar o que você preencheu.
Uma armadilha conhecida: alguns navegadores preenchem o formulário na tela mas salvam o PDF em branco, porque imprimem em vez de salvar o campo. Confira o arquivo depois de salvar, sempre.